Programa de gestión para casa rural gratis: opciones reales y sus límites
Qué puedes gestionar gratis en tu casa rural con Excel, Google Calendar o la extranet de los portales, dónde se quedan cortas esas opciones y cuándo compensa un programa de pago. Con una plantilla gratuita de reservas y limpiezas para descargar.
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Cuando empiezas con una casa rural o un apartamento turístico, lo normal es no querer pagar otra cuota más. Y es razonable: con uno o dos alojamientos se puede llevar bastante bien la gestión con herramientas gratuitas. En esta guía repasamos las opciones gratuitas que de verdad funcionan, sus límites y en qué momento empieza a compensar un programa de gestión. También te dejamos una plantilla para que empieces hoy mismo.
Descarga la plantilla gratuita de reservas y limpiezas
Hemos preparado una plantilla sencilla, sin datos reales, para llevar el control de tu alojamiento en una hoja de cálculo:
- Plantilla de reservas y limpiezas en Excel (.xlsx): con dos hojas, Reservas y Limpiezas, listas desplegables, cálculo automático de noches y una columna que avisa si dos reservas de la misma unidad se solapan.
- La misma plantilla en CSV: solo las columnas, para importarla en Google Sheets, LibreOffice o cualquier otro programa.
Puedes usarla y modificarla como quieras. Si la subes a Google Drive, se abre directamente con Google Sheets.
Opción 1: Excel o Google Sheets
Una hoja de cálculo es la herramienta gratuita más flexible. Una fila por reserva con unidad, portal, fechas, número de huéspedes, importe y estado del pago, y otra hoja para las limpiezas.
Lo bueno:
- Es gratis y ya sabes usarla.
- Puedes adaptarla a tu manera de trabajar.
- Con Google Sheets la compartes con tu pareja o con quien limpia y todos ven lo mismo.
Sus límites:
- Todo se apunta a mano. Si entra una reserva en Booking y no la copias, para la hoja no existe.
- No bloquea nada en los portales. La hoja no evita una doble reserva: solo te ayuda a verla, si la has apuntado.
- No avisa a nadie. Ni a ti de una llegada, ni a la limpiadora de un cambio de fechas.
- El registro de viajeros sigue siendo manual: pedir los datos, revisarlos y pasarlos a SES.Hospedajes.
Opción 2: Google Calendar con los calendarios iCal de los portales
Los portales permiten exportar el calendario de tu alojamiento como un enlace iCal. Si añades esos enlaces en Google Calendar (en el ordenador: Otros calendarios → Desde URL), verás en tu agenda las reservas de todos los portales sin copiar nada a mano.
Lo bueno:
- Es gratis y se ve en el móvil.
- Las reservas aparecen solas, cada portal con su color.
Sus límites:
- Solo ves fechas ocupadas. El iCal no trae nombres, teléfonos ni importes.
- Google decide cuándo actualiza los calendarios suscritos, y puede tardar horas.
- No bloquea fechas en los portales: es solo una forma de mirar.
- No te avisa de los solapes: dos reservas el mismo día se ven una encima de otra y tienes que darte cuenta tú.
Opción 3: la extranet de cada portal (y conectar los portales entre sí)
Booking.com, Airbnb y Vrbo tienen su propia extranet y su aplicación, gratuitas para el alojamiento. Desde ahí gestionas reservas, precios, mensajes y reseñas. Y hay un truco gratuito que mucha gente no usa: importar el calendario iCal de un portal en el otro. Si importas el de Airbnb en Booking y el de Booking en Airbnb, cada uno bloquea las fechas que se reservan en el otro.
Lo bueno:
- Es gratis y es la fuente original de cada reserva.
- La sincronización entre portales reduce mucho las dobles reservas.
Sus límites:
- Una aplicación por portal: no hay un sitio donde verlo todo junto.
- La sincronización iCal tiene retraso (cada portal lee los calendarios cuando quiere), así que las reservas de última hora pueden chocar. Lo explicamos en Channel manager para casa rural: qué es y cuándo te basta con iCal.
- Con tres o más portales, los enlaces se multiplican y es fácil que uno se quede sin conectar.
- Nada de esto organiza la limpieza ni el registro de viajeros.
Comparativa rápida
| Hoja de cálculo | Google Calendar + iCal | Extranets + iCal entre portales | Programa de gestión | |
|---|---|---|---|---|
| Coste | Gratis | Gratis | Gratis | Cuota mensual |
| Reservas de todos los portales en un sitio | Solo si las apuntas | Sí, solo fechas | No | Sí |
| Bloquea fechas entre portales | No | No | Sí, con retraso | Sí, con iCal y con retraso |
| Aviso de reservas solapadas | No (salvo fórmula) | No | No | Sí |
| Organiza las limpiezas | A mano | No | No | Sí |
| Registro de viajeros para SES.Hospedajes | A mano | No | No | Según el programa |
| Trabajo semanal | Alto | Medio | Medio | Bajo |
Lo que ninguna opción gratuita te resuelve
Las tres opciones gratuitas se pueden combinar, y con un alojamiento y pocas reservas es una forma perfectamente válida de trabajar. Pero hay tres tareas que siguen cayendo sobre ti, reserva tras reserva:
- El registro de viajeros. Desde diciembre de 2024 hay que comunicar a SES.Hospedajes cada reserva y los datos de todos los huéspedes en 24 horas. Con herramientas gratuitas, pides los datos por mensaje, los revisas uno a uno y los tecleas en la plataforma. Tienes todo explicado en la guía completa de SES.Hospedajes.
- La coordinación de la limpieza. Cada cambio de fechas es un mensaje a quien limpia, y cada olvido se nota en la siguiente llegada. Una checklist de limpieza imprimible ayuda, pero no avisa de los cambios.
- Estar pendiente de los calendarios. Que un enlace iCal deje de funcionar sin que nadie te avise es la forma más habitual de acabar con una doble reserva.
Si estas tareas te llevan una o dos horas a la semana, probablemente te compensa un programa. Si te llevan diez minutos, quédate con lo gratuito.
Qué cubre TuGuardés y cuánto cuesta
TuGuardés es un programa de gestión pensado para casas rurales y apartamentos turísticos que reúne lo anterior en un único sitio:
- Calendario único con Booking.com, Airbnb y Vrbo por iCal, actualizado cada 15 minutos, con aviso de reservas solapadas y aviso por correo si un calendario deja de responder. Te devuelve un calendario de salida para importarlo en cada portal y en Google Calendar. Ten en cuenta que es sincronización iCal, no un channel manager: no cambia precios en los portales.
- Limpieza: cada salida crea su tarea con la ventana hasta la siguiente entrada; quien limpia la ve en el móvil sin instalar nada, con checklist, fotos, incidencias e inventario.
- Check-in online y SES.Hospedajes: enlace único por reserva, recordatorios automáticos a los huéspedes y el XML oficial listo para subir.
- Tu propia web de reservas directas, incluida en los dos planes y sin comisión de plataforma.
Precios:
- Prueba de 14 días gratis, sin tarjeta. Lo pruebas todo, con hasta 5 alojamientos. Si no te convence, no tienes que hacer nada.
- Plan Casa: 15 € al mes o 150 € al año, para 1 alojamiento.
- Plan Profesional: 29 € al mes o 290 € al año, hasta 5 alojamientos.
- Sin permanencia: cancelas cuando quieras y sigues hasta el final del periodo pagado.
Lo que TuGuardés no hace: no emite facturas (sigues con tu programa o tu gestoría) y no es un channel manager con conexión directa a los portales. Si en algún momento te vas, puedes exportar todos tus datos.
Cómo decidir
- Un alojamiento, pocas reservas al año y tiempo libre: empieza con la plantilla y conecta los portales entre sí por iCal.
- Uno a cinco alojamientos, varios portales y alguien que limpia: un programa como TuGuardés te ahorra horas cada mes, sobre todo con el registro de viajeros.
- Muchas unidades y muchas reservas de última hora: valora un channel manager con conexión directa, además de un programa para la limpieza y el registro de viajeros.
Preguntas frecuentes
¿Existe un programa de gestión para casa rural totalmente gratis?
Hay planes gratuitos con límites y combinaciones de herramientas gratuitas como las de esta guía. Para un alojamiento con pocas reservas pueden bastar. Lo que no suelen incluir es la coordinación de la limpieza ni el registro de viajeros para SES.Hospedajes.
¿Puedo usar la plantilla en Google Sheets?
Sí. Sube el archivo .xlsx a Google Drive y ábrelo con Google Sheets: las fórmulas de noches y de solapes funcionan igual que en Excel. El CSV solo trae las columnas, sin fórmulas.
¿Cómo detecta la plantilla las reservas solapadas?
En la hoja Reservas, la columna «¿Solapa?» compara cada reserva con las demás de la misma unidad. Si una entrada cae antes de la salida de otra y su salida después de la entrada de esa otra, aparece el aviso. Una salida y una entrada el mismo día no cuentan como solape.
¿La prueba de TuGuardés pide tarjeta?
No. Te das de alta con tu correo y tienes 14 días para probarlo todo. Si quieres seguir, eliges plan; si no, no se te cobra nada.
¿TuGuardés hace las facturas a los huéspedes?
No. Sigues facturando con tu programa o con tu gestoría, y puedes exportar los datos de las reservas que necesites.
Probar gratis 14 días, sin tarjeta y sin permanencia.