Check-in online para casa rural: cómo funciona y qué datos pedir

Qué es el check-in online de un alojamiento turístico, qué datos hay que pedir a los huéspedes y por qué, cómo se hace con TuGuardés y unos cuantos consejos para que nadie llegue con el papeleo a medias.

Actualizado el 7 de noviembre de 2026

Hasta hace poco, el registro de huéspedes en una casa rural era un momento incómodo: la familia llega cansada después de horas de coche, los niños quieren ver la piscina y tú estás en la puerta pidiendo los DNI de todos para copiar números en un papel. El check-in online cambia ese momento: los huéspedes rellenan sus datos desde el móvil antes de llegar, tú los revisas con calma y el día de la llegada solo queda entregar las llaves y dar la bienvenida.

Qué es el check-in online

En un alojamiento turístico en España, «check-in online» suele significar una cosa muy concreta: un formulario que los huéspedes rellenan por internet con los datos que exige el registro de viajeros, antes de la estancia. Normalmente se envía como un enlace por correo o por mensaje.

No hay que confundirlo con la entrada autónoma (cajas de llaves, cerraduras con código), que es otra cosa: puedes tener check-in online y recibir en persona, o al revés. TuGuardés se ocupa del registro de datos, no de las llaves.

Por qué hay que pedir los datos: el registro de viajeros

Desde el 2 de diciembre de 2024, el Real Decreto 933/2021 obliga a casas rurales, apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico a registrar los datos de sus huéspedes y comunicarlos al Ministerio del Interior a través de SES.Hospedajes, en un plazo de 24 horas desde la llegada. También hay que comunicar la reserva y, si se anula, la anulación.

No es un trámite opcional ni una manía del propietario, y conviene explicárselo así al huésped. Tienes todo el detalle (quién está obligado, plazos, alta y errores frecuentes) en la guía completa de SES.Hospedajes.

Aviso: esta guía es informativa y no es asesoramiento legal. Para tu caso concreto, consulta la normativa oficial o a tu gestoría, y comprueba si tu comunidad autónoma pide algo más.

Qué datos se piden a cada huésped

Para el parte de viajeros se necesitan, de cada persona que se aloja:

Nombre y apellidos (el segundo apellido es obligatorio con DNI español).
Sexo y fecha de nacimiento.
Tipo y número de documento: DNI, NIE, pasaporte o documento de identidad de la UE.
Número de soporte del DNI o NIE, que es distinto del número del documento.
Nacionalidad.
Dirección de residencia habitual, código postal, localidad y país.
Teléfono y correo electrónico (basta con que haya un contacto en el grupo).
Para los menores, su parentesco con el adulto que los acompaña.

Además, de la reserva salen otros datos que no tienes que pedir al huésped: fechas de entrada y salida, número de personas y forma de pago.

Cómo funciona el check-in online con TuGuardés

TuGuardés incluye su propio check-in online, pensado para el registro de viajeros de SES.Hospedajes. Así funciona, paso a paso:

Configuras el alojamiento una vez. En Viajeros y SES → Ajustes SES guardas tu código de establecimiento de SES.Hospedajes, el correo de contacto que verán los huéspedes, las horas de entrada y salida, y con cuántos días de antelación quieres pedir los datos (30 por defecto). También eliges si la solicitud se envía sola.
Cada reserva confirmada tiene su enlace único. Puedes enviarlo por correo desde TuGuardés o copiarlo y mandarlo por el canal que prefieras. Las reservas que llegan de Booking.com o Airbnb por calendario no traen el correo del huésped: añádelo en la ficha de la reserva o copia el enlace y envíalo por la mensajería del portal.
Cada huésped rellena su ficha desde el móvil. No hace falta que una persona escriba los datos de todos: el mismo enlace sirve por turnos y nadie ve los datos de los demás, solo cuántas personas faltan. El formulario está en español y en inglés.
El formulario comprueba los datos al momento: la letra del DNI o NIE, que esté el número de soporte, el segundo apellido con DNI, el parentesco de los menores y que el código postal y el municipio cuadren. Así llegan pocos errores a SES.Hospedajes.
Recordatorios automáticos. Si falta alguien, TuGuardés manda recordatorios al huésped: semanales hasta una semana antes de la llegada y diarios a partir de ahí, hasta que estén todos.
Ves el estado de un vistazo. En el panel cada reserva tiene un semáforo (Sin datos, Incompleto, Completo, XML generado, Enviado) y una lista con las llegadas de los próximos días.
Generas el fichero oficial y lo subes. Con todos registrados, TuGuardés prepara el XML oficial del parte de viajeros y el de la reserva. Lo subes tú en https://hospedajes.ses.mir.es con tu usuario y pulsas Marcar como enviado. Mientras no lo marques, te recuerda el plazo por correo.

TuGuardés no envía nada a SES.Hospedajes por su cuenta ni guarda tu contraseña de la plataforma. Tienes el detalle de la subida en Cómo hacer el registro de viajeros y comunicarlo a SES.Hospedajes.

Si un huésped no puede o no quiere rellenar el formulario, puedes añadir o corregir sus datos tú mismo desde el panel, con las mismas comprobaciones.

El check-in es una parte de TuGuardés; el resto (calendarios, limpieza y web de reservas) lo tienes resumido en Programa de gestión para casa rural gratis: opciones reales y sus límites. Y si te preocupan las dobles reservas, lee Channel manager para casa rural: qué es y cuándo te basta con iCal.

Privacidad: qué pasa con los datos de tus huéspedes

Los datos del registro de viajeros son personales y algunos, como el número de documento, especialmente delicados. Tratarlos bien protege a tus huéspedes y te protege a ti:

Pide solo lo que exige la norma. El registro pide datos, no fotocopias. Evita que te manden fotos del DNI o del pasaporte por WhatsApp o correo: se quedan en tu móvil y en copias de seguridad que no controlas.
Informa al huésped. El formulario de TuGuardés muestra un aviso de protección de datos con tu alojamiento como responsable, la finalidad, la base legal y el plazo de conservación.
Guarda los datos solo el tiempo necesario. La norma fija tres años desde el final de la estancia. En TuGuardés los datos de los viajeros se borran solos al cumplirse ese plazo.
Limita quién los ve. En TuGuardés el número y el soporte del documento se guardan cifrados, no se guardan fotos de documentos, los datos están en servidores de la Unión Europea y la persona que limpia no tiene acceso a los datos de los huéspedes.
Cuida el enlace. Cada enlace sirve solo para su reserva, caduca a los dos días de la salida y puedes renovarlo o desactivarlo si lo has enviado a quien no debías.

Consejos prácticos para que el check-in salga bien

Cuándo enviar el enlace

Lo ideal es pedir los datos con margen, pero no tanto que el huésped lo olvide. Unas semanas antes de la llegada funciona bien, y los recordatorios hacen el resto. Para las reservas de última hora, envía el enlace en cuanto entre la reserva: si llegan mañana, no hay tiempo para recordatorios semanales.

Explica el porqué en una frase

Mucha gente desconfía al ver que le piden el número de documento por internet. Una frase lo resuelve: «Es el registro de viajeros obligatorio por ley para todos los alojamientos en España». Los correos de TuGuardés ya lo explican así.

El número de soporte, la duda más habitual

Casi nadie sabe qué es. Avisa de que es un código de la propia tarjeta del DNI o del NIE, distinto del número del documento. El formulario lo explica con un ejemplo, pero un aviso tuyo en el mensaje de bienvenida ahorra preguntas.

Huéspedes extranjeros

El formulario se muestra en inglés si el móvil del huésped no está en español, y se puede cambiar de idioma.
Con pasaporte no se pide número de soporte ni segundo apellido.
Para quien no reside en España, la localidad y la provincia o región se escriben a mano; no se exige un municipio español.
Si te escriben en otro idioma, responde con frases cortas y sencillas: suele bastar.

Menores

Se registran todas las personas, también los niños.
Para cada menor hay que indicar su parentesco con el adulto que lo acompaña.
Un menor de 14 años sin documento propio puede registrarse marcándolo en su ficha.
Debe haber al menos un adulto registrado en la reserva.

Grupos grandes

Pide a quien hizo la reserva que reenvíe el enlace al resto del grupo. Cada persona rellena lo suyo y tú ves cuántas faltan. El formulario impide registrar más personas de las que tiene la reserva y avisa si alguien repite un documento.

El día de la llegada

Revisa el semáforo de las llegadas del día. Si falta alguien, recuérdaselo al recibirlos o completa tú los datos. Después genera el XML, súbelo a SES.Hospedajes y márcalo como enviado: tienes 24 horas desde la llegada.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio hacer el check-in online?

No. Lo obligatorio es registrar a los huéspedes y comunicar sus datos a SES.Hospedajes en plazo. El check-in online es simplemente la forma más cómoda de reunir esos datos antes de la llegada.

¿Puede una sola persona rellenar los datos de todo el grupo?

Sí, si tiene los datos de todos. Pero no hace falta: con el mismo enlace cada huésped puede rellenar su ficha por turnos sin ver los datos de los demás.

¿Funciona con reservas de Booking.com y Airbnb?

Sí. Cada reserva confirmada tiene su enlace, venga del portal que venga. Como los calendarios de los portales no traen el correo del huésped, tendrás que añadirlo en la ficha o enviarle el enlace por la mensajería del portal.

¿Tengo que pedir una foto del DNI o del pasaporte?

No. La norma pide los datos del documento, no una imagen. TuGuardés no pide ni guarda fotos de documentos.

¿Qué pasa si el huésped llega sin haber rellenado nada?

Puedes completar sus datos desde el panel en el momento de la llegada, con las mismas comprobaciones que el formulario, y generar el parte igualmente dentro de las 24 horas.

¿Cuánto tiempo se guardan los datos?

Tres años desde el final de la estancia, que es el plazo de conservación del Real Decreto 933/2021. En TuGuardés se borran automáticamente al cumplirse.

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