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SES.Hospedajes: guía completa para casas rurales y viviendas de uso turístico

Qué es SES.Hospedajes, quién tiene que usarlo, qué hay que comunicar y en qué plazo, cómo darse de alta y cómo evitar los errores más habituales, explicado sin tecnicismos.

Actualizado el

Si tienes una casa rural, un apartamento turístico o una vivienda de uso turístico (VUT), desde finales de 2024 tienes una tarea más: comunicar al Ministerio del Interior los datos de tus reservas y de tus huéspedes a través de la plataforma SES.Hospedajes. Esta guía te explica, paso a paso, qué pide la norma y cómo organizarte para cumplirla sin que te quite media mañana con cada llegada.

Aviso: esta guía es informativa y no es asesoramiento legal. Resume la normativa estatal tal como la entendemos a fecha de su actualización. Para tu caso concreto, consulta el texto oficial del Real Decreto 933/2021 en el BOE, la información del Ministerio del Interior o a tu gestoría, y comprueba si tu comunidad autónoma tiene requisitos adicionales.

Qué es SES.Hospedajes

SES.Hospedajes es la plataforma web de la Secretaría de Estado de Seguridad (Ministerio del Interior) donde los alojamientos comunican los datos de sus reservas y de las personas que se hospedan. Sustituye al antiguo envío de partes de viajeros que muchos alojamientos hacían a la Guardia Civil o a la Policía, y unifica en un único sitio lo que antes dependía de cada cuerpo.

La dirección oficial es https://hospedajes.ses.mir.es. Desde ahí se hace el alta del establecimiento, se envían las comunicaciones (a mano, subiendo un fichero o desde un programa conectado) y se consultan los envíos realizados.

La obligación viene del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, que establece las obligaciones de registro documental e información de quienes ejercen actividades de hospedaje y de alquiler de vehículos a motor. Se publicó en el BOE el 27 de octubre de 2021, pero su aplicación se fue retrasando, y la obligación de comunicar a través de SES.Hospedajes se aplica desde el 2 de diciembre de 2024.

Lo importante para ti son tres ideas:

  • Hay que registrar los datos de cada reserva y de cada viajero.
  • Hay que comunicarlos al Ministerio del Interior en plazo.
  • Los datos del registro se conservan durante tres años desde que termina la estancia.

Puedes leer el texto completo y actualizado en el BOE: https://www.boe.es/eli/es/rd/2021/10/26/933/con

Quién está obligado

El Real Decreto se aplica a quien ofrece, a cambio de un precio, habitación o espacio para pasar la noche. Entre otros, incluye expresamente:

  • Hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes y establecimientos de turismo rural.
  • Apartamentos turísticos, campings, bungalows y alojamientos similares, lo que incluye las viviendas de uso turístico.
  • Las agencias y operadores que hacen de intermediarios, y las plataformas digitales que intermedian en el alquiler de alojamientos.

Da igual que seas autónomo, una sociedad o un particular que alquila de forma ocasional: la norma se aplica en todo el territorio nacional y con independencia de la forma de gestión. Hay una diferencia práctica para quien alquila de forma no profesional: el texto le exime de llevar el registro informático, pero no de hacer las comunicaciones. Si tienes dudas sobre en qué grupo estás, consúltalo con tu gestoría.

Que un portal como Booking o Airbnb también tenga obligaciones como intermediario no te libra de las tuyas: el alojamiento sigue teniendo que comunicar sus reservas y sus viajeros.

Las dos comunicaciones: reservas y partes de viajeros

SES.Hospedajes distingue dos comunicaciones distintas. Es la confusión más frecuente al empezar, así que conviene tenerlo claro desde el principio.

1. Comunicación de la reserva (contrato de hospedaje)

Es el aviso de que se ha formalizado una reserva o contrato: quién reserva, para qué fechas, cuántas personas, en qué alojamiento y cómo se paga. También hay que comunicar si esa reserva se anula. En SES.Hospedajes aparece como comunicación de reservas o de contratos de hospedaje.

2. Parte de viajeros (entrada de huéspedes)

Es la comunicación de las personas que efectivamente se alojan, con sus datos de identidad, que se hace cuando empieza la estancia. Es lo que tradicionalmente se conocía como «parte de viajeros» o registro de huéspedes. Las personas mayores de 14 años firman su parte; los datos de los menores de 14 los facilita el adulto que los acompaña.

Plazos: 24 horas

El artículo 6.3 del Real Decreto pide comunicar «de manera inmediata» y, en todo caso, en un plazo no superior a 24 horas desde:

  • La reserva o formalización del contrato, o su anulación: aquí corre el plazo de la comunicación de la reserva.
  • El inicio del servicio, es decir, la llegada de los huéspedes: aquí corre el plazo del parte de viajeros.

En la práctica, en una casa rural esto significa dos momentos: cuando entra la reserva (o se cancela) y cuando llegan los huéspedes. Si la reserva es de última hora y llegan ese mismo día, ambos plazos se solapan.

Un consejo: no dejes el parte para el último momento. Si la plataforma no responde o el fichero da un error, necesitarás margen para corregirlo dentro de las 24 horas.

Qué datos se piden

Los datos están en el anexo I del Real Decreto. Resumiendo, para un alojamiento se piden datos de cuatro tipos:

  • Del establecimiento y de quien lo explota: nombre o razón social, NIF, dirección completa del alojamiento y datos de contacto. Se dan una vez, en el alta.
  • De cada viajero: nombre y apellidos, sexo, tipo y número de documento, número de soporte del documento (en DNI y NIE), nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección de residencia habitual, teléfono y correo electrónico.
  • Del grupo: número de viajeros y, si viajan menores, la relación de parentesco con el adulto que los acompaña.
  • De la transacción: referencia y fecha del contrato, fechas y horas de entrada y salida, número de habitaciones, si hay conexión a internet y datos del pago (tipo de pago, y en algunos casos su identificación y titular).

Algunos de estos datos se los pedirás al huésped y otros los sacas de la propia reserva. Lo más pesado suele ser conseguir de cada persona el documento completo con su número de soporte, la dirección y el teléfono, y hacerlo antes de que llegue, para no empezar la estancia con papeleo en la puerta.

Cómo darse de alta y obtener el código de establecimiento

El alta se hace una sola vez, por cada titular, desde la sede electrónica del Ministerio del Interior, en el apartado de SES.Hospedajes. A grandes rasgos:

  1. Ten a mano un certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve para identificarte.
  2. Entra en el alta de SES.Hospedajes desde https://hospedajes.ses.mir.es y rellena los datos del titular o arrendador (tú o tu empresa).
  3. Añade cada establecimiento: la casa rural o cada vivienda, con su dirección y tipo. Si tienes varios alojamientos, cada uno es un establecimiento.
  4. Revisa y firma la solicitud.
  5. Recibirás por correo electrónico tu código de arrendador, el código de establecimiento de cada alojamiento y los datos para entrar en la plataforma.

Guarda bien esos códigos. El código de establecimiento es el que identifica tu alojamiento en cada comunicación y es el que te pedirá cualquier programa que te prepare los ficheros. Si tienes varios alojamientos, comprueba siempre que usas el código correcto en cada uno.

Los pasos y pantallas concretos pueden cambiar con el tiempo. Si algo no coincide, sigue las instrucciones y manuales que publica la propia plataforma.

Cómo se envían: a mano, con fichero XML o por servicio web

Hay tres formas de hacer llegar las comunicaciones a SES.Hospedajes:

  • A mano, en la web: entras con tu usuario y rellenas un formulario por reserva y por viajero. Para una casa con pocas reservas puede servir, pero es lento y es fácil equivocarse al teclear números de documento o fechas.
  • Subiendo un fichero XML: preparas un fichero con todos los datos en el formato oficial y lo subes desde la plataforma. Es la opción más cómoda si un programa te genera el fichero: en un minuto tienes enviado el parte de toda una familia.
  • Por servicio web: un programa se conecta directamente con SES.Hospedajes y envía los datos sin que tú entres en la plataforma. Requiere que el programa tenga esa conexión y unas credenciales específicas.

Sea cual sea la vía, al terminar la plataforma te muestra el resultado del envío. Guarda el justificante o anota la referencia: es tu prueba de que comunicaste en plazo.

Errores frecuentes (y cómo evitarlos)

Estos son los fallos que más vemos entre propietarios de casas rurales y apartamentos:

  • Confundir la reserva con el parte. Son dos comunicaciones distintas, con plazos distintos. Enviar solo el parte de viajeros deja sin comunicar la reserva, y al revés.
  • Olvidar las anulaciones. Si una reserva ya comunicada se cancela, también hay que comunicarlo en 24 horas.
  • Falta el número de soporte. En el DNI y el NIE españoles es un dato distinto del número del documento y muchos huéspedes no saben dónde está. Explícaselo al pedir los datos.
  • Segundo apellido o parentesco vacíos. Con DNI español se espera el segundo apellido, y si viajan menores hay que indicar su relación con el adulto.
  • Municipio o código postal que no cuadran. En residentes en España, el municipio y el código postal deben ser coherentes. Un fallo de tecleo hace que el fichero no se acepte.
  • Usar el código de establecimiento de otro alojamiento. Muy típico con dos o más viviendas: revisa el código antes de enviar.
  • Esperar a la llegada para pedir los datos. Si el huésped llega tarde o sin documentación a mano, el plazo de 24 horas se te echa encima.
  • No guardar el justificante. Sin él, te costará demostrar que comunicaste en plazo si alguna vez te lo piden.
  • Guardar fotos de documentos sin necesidad. La norma pide datos, no fotocopias. Guardar imágenes de DNI o pasaportes en el móvil o en el correo es un riesgo innecesario para tus huéspedes y para ti.

Qué pasa si no se comunica

El Real Decreto remite el régimen sancionador a la Ley Orgánica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana. En términos generales:

  • No llevar el registro o no hacer las comunicaciones obligatorias se considera infracción grave.
  • Las deficiencias al rellenar el registro o las comunicaciones, y comunicar fuera de plazo, se consideran infracción leve.

Las cuantías y criterios concretos están en esa ley. Si quieres conocerlos, consulta el texto oficial en el BOE o pregunta a tu gestoría. Más allá de la multa, comunicar bien y en plazo es sencillamente parte de llevar el alojamiento en regla, igual que tener tu número de registro turístico.

Cómo organizarte en el día a día

Con una rutina sencilla, SES.Hospedajes deja de ser un problema:

  1. Al entrar una reserva: apunta los datos del titular y comunica la reserva en las siguientes 24 horas.
  2. Unas semanas antes de la llegada: pide a los huéspedes sus datos con un formulario en el que cada persona rellene lo suyo. Recuérdaselo si no contestan.
  3. El día de la llegada: revisa que estén todos los viajeros, genera el parte, envíalo y guarda el justificante.
  4. Si se cancela: comunica la anulación de la reserva.
  5. Cada cierto tiempo: revisa que no tienes nada pendiente y que no guardas datos más allá de lo necesario.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que comunicar también las reservas que me llegan por Booking o Airbnb?

Sí. Que la reserva llegue por un portal no cambia tus obligaciones como alojamiento: tienes que comunicar la reserva y el parte de viajeros igual que con una reserva directa.

¿Hay que registrar a los niños?

Sí, todas las personas que se alojan. Los mayores de 14 años firman su parte; los datos de los menores los facilita el adulto que los acompaña, indicando el parentesco.

¿Qué es el número de soporte del DNI?

Es un código propio de la tarjeta física, distinto del número del DNI, y cambia cada vez que se renueva el documento. Va impreso en la propia tarjeta; su posición depende del modelo de DNI. La tarjeta de extranjero (TIE) también tiene número de soporte.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar los datos de los viajeros?

El Real Decreto fija un plazo de conservación de tres años desde que termina la estancia. Pasado ese tiempo, lo razonable es borrarlos.

Si alquilo solo unas semanas al año, ¿también tengo que hacerlo?

La obligación de comunicar alcanza también a quien alquila de forma no profesional; lo que cambia es la obligación de llevar el registro informático. Consulta tu caso con tu gestoría y revisa si tu comunidad autónoma tiene requisitos adicionales.

¿Puedo enviar el parte antes de que lleguen los huéspedes?

El parte corresponde a la entrada efectiva de los viajeros, así que se comunica al inicio de la estancia, dentro de las 24 horas. Lo que sí puedes (y conviene) hacer antes es reunir y revisar todos los datos.

Cómo te lo simplifica TuGuardés

TuGuardés está pensado precisamente para que SES.Hospedajes te lleve un minuto por reserva:

  • Check-in online: cada reserva tiene un enlace único. Cada huésped rellena sus datos desde el móvil, el formulario comprueba la letra del DNI o NIE, pide el número de soporte, el segundo apellido y el parentesco de los menores, y busca el municipio con su código.
  • Recordatorios automáticos a los huéspedes hasta que todos estén registrados, y un semáforo en tu panel para ver qué reservas están completas.
  • El XML oficial del parte y de la reserva, listo para subirlo a SES.Hospedajes, y avisos por correo mientras quede algo pendiente dentro del plazo.
  • Seguridad: el número de documento se guarda cifrado, no se guardan fotos de documentos y los datos se borran solos a los tres años.

La subida a SES.Hospedajes la haces tú con tu usuario: TuGuardés no guarda tu contraseña de la plataforma. Tienes el paso a paso en la guía Cómo hacer el registro de viajeros y comunicarlo a SES.Hospedajes.

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